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Responsável: Supervisão  ·  Versão: 1.0  ·  Status: revisado  ·  Última atualização: Julho 2026

Agendamento e Encaixes

Objetivo

Agendar a consulta certa, com o médico certo, na unidade certa, no horário certo — com dados completos coletados e regras de encaixe respeitadas. A recepcionista é a dona da agenda e representa a empresa, inclusive diante dos médicos.

Regras de Negócio (Inegociáveis)

  • Agendamento de 20 em 20 minutos, nunca ultrapassar

  • Pagamento antes da consulta, sem exceção

  • NotreDame: agendamento exclusivo pela central deles

  • Retorno gratuito em até 15 dias com o mesmo médico

  • Valores apenas da tabela oficial, nunca de memória

  • Encaixe: só com autorização da supervisão

Passo a Passo Operacional

  • 1. Identificar o tipo de consulta e aplicar triagem do POP-05.

  • 2. Consultar o Quadro Vivo de Especialidades (POP-18) antes de abrir a agenda.

  • 3. Oferecer sempre duas opções de horário. Indisponível: alternativas no mesmo dia, outro dia ou outra unidade.

  • 4. Coletar dados completos: nome, nascimento, e-mail, celular, como nos conheceu.

  • 5. Registrar no Feegow com todos os campos preenchidos, incluindo observações de triagem.

  • 6. Informar valor e formas de pagamento. Recapitular: data, horário, unidade e médico.

  • 7. Enviar confirmação por WhatsApp em até 5 minutos após o agendamento.

  • 8. Enviar confirmação na véspera — automatizada se possível, manual se necessário.

Encaixes

  • 9. Encaixe só com autorização da supervisão, confirmar ao paciente só após autorização.

  • 10. Emergências (POP-05): encaixe autorizado imediatamente pela supervisão.

  • 11. Indicações de óticas parceiras: encaixe prioritário, agradecer nominalmente a ótica.

Critérios de Qualidade

  • Regra de 20 em 20 minutos respeitada — sem exceção

  • Todos os dados coletados antes de confirmar o agendamento

  • Confirmação por WhatsApp em até 5 minutos

  • Médico correto para a especialidade identificada

  • Taxa de comparecimento acima de 85%

Erros Mais Comuns (Proibidos)

  • 🚫 Agendar mais de um paciente no mesmo horário — overbooking destrói a pontualidade.
  • 🚫 Agendar com médico errado sem consultar o Quadro Vivo.
  • 🚫 Prometer horário sem confirmar a agenda.
  • 🚫 Fazer encaixe sem autorização da supervisão.

Documentos Relacionados

  • Manual Master — Seções 7.1 e 9.2

  • POP-05 · POP-18 · POP-02

  • Tabela oficial de preços vigente